« Dans ces conditions, comment vous dire non ? » Telle est la réponse donnée par le PDG à l’équipe projet pluridisciplinaire chargée de la présentation de ses recommandations pour l’évolution du Système d’Information.

Une équipe pluridisciplinaire et impliquée

Nous avons commencé par constituer une équipe projet, dans laquelle étaient représentées de façon exhaustive les différentes fonctions de l’entreprise. Ces salariés s’étaient portés volontaires ou avaient acceptés cette responsabilité. Les bons acteurs au bon moment au bon endroit…
Il était en effet nécessaire de partir d’une vision commune du futur système d’information pour aborder l’expression des besoins, et surtout de construire un langage commun à toute l’équipe.

Un atelier de réflexion et de projection

La première étape a consisté en l’organisation d’un atelier d’une journée pour représenter graphiquement le fonctionnement du système d’information à mettre en place. Au cours des échanges, les membres de l’équipe projet ont pu identifier les manques du système existant et lister les points critiques et prioritaires au regard de leurs activités respectives et d’une projection dans futur pour anticiper les éventuelles évolutions à venir.

Une journée de réflexion en mode « macro »

A partir de l’identification de ces points critiques, nous avons mobilisé l’équipe projet pour une journée de réflexion au niveau fonctionnel global de l’entreprise. Ceci en vue de déterminer les grandes fonctions de l’entreprise, la façon dont elles interagissent et ce dont elles ont besoin respectivement. Cela a été l’opportunité de mieux comprendre l’articulation des responsabilités de chacun dans la chaîne de valeur et de travailler ensemble différemment.

Trois mois pour formaliser l’expression des besoins

L’équipe projet a alors travaillé à partir de cette vision « macro » des transferts d’information, à raison d’environ 2 demi-journées par semaine. Résultat : en seulement 3 mois : un cahier d’expression des besoins de plus de 122 pages et la modélisation de 21 processus !

Scénarisation de la présentation au Comité Directeur

Il fallait maintenant présenter les recommandations au Comité de Direction. Mais qui allait s’en charger ? Il était évident que ce travail collaboratif devait être présenté par toute l’équipe. Beaucoup n’étaient pas très à l’aise avec cette idée, par manque d’habitude et peur de la prise de parole en public.
De surcroît, comment capter l’attention et faire une restitution concise et intelligible afin d’obtenir le feu vert sur le périmètre et les fonctionnalités ?

Nous avons alors proposé de scénariser la présentation et de coacher les orateurs.
Les 122 pages et 21 processus ne pouvant pas être tous présentés, il a fallu faire des choix.
Lors de 3 demi-journées d’ateliers, l’équipe projet a travaillé sur une revue de cohérence des 21 processus, identifié et priorisé les changements majeurs à intégrer dans le projet. L’équipe s’est répartie en 4 groupes, l’un chargé de retracer le cheminement de leurs réflexions et les 3 autres de scénariser les 3 sujets les plus impactants pour l’entreprise pour, au final, raconter une histoire.

Les groupes ont été plus que créatifs : une animation en mode table ronde, une interview factice, un sketch humoristique sur les workflows. Au total, une présentation en 16 minutes chrono sur les 30 minutes allouées qui laissait largement la place aux questions et échanges avec le Comité Directeur. A l’arrivée, un oui massif !

Une réussite à tous points de vue

Outre la validation de la Direction, l’objectif final, ce travail d’équipe a permis aux salariés d’exprimer leur point de vue, de prendre conscience du rôle de chacun à travers une vision partagée et globale de l’organisation, de se construire un langage commun et également d’être valorisés dans leur contribution, ce qui les a rendus encore plus impliqués et demandeurs pour la suite.

Nous nous réjouissons de pouvoir les accompagner dans les étapes à venir.

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Pour en savoir plus, ph.charpy@c-atoa.com